Sin procedimiento no hay gobierno. Sin gobierno ....

El gobierno en una empresa no es solo el gestor o administrador. Es el interés del accionariado, objetivos, rumbo a seguir, lineas de trabajo para alcanzar esos objetivos.

Cuando hablamos de gobierno en las empresas, y por mi parte en las TI (Tecnologías de la Información) o SI (Sistemas de la Información), lo que estamos esperando es esas lineas de trabajo en TI para alcanzar los objetivos del accionariado de la empresa.

Independientemente de si la empresa es grande o una micro empresa, esas lineas deben de existir y deben de estar planteadas, aunque sea la empresa de un autónomo sin ningún contratado ni colaborador.

Las lineas de trabajo, pueden definirse en procedimientos, los cuales no necesariamente tienen que estar documentados. Aunque difícilmente sin estar documentados lleguen por igual a todos, cuando el numero de empleados o interesados en la organización sea grande.

Los procedimientos explican como se debe actuar, básicamente, pero debe ser recomendable incluir:

• Objetivo que se persigue.
• Que intereses del accionariado o de la empresa se consiguen o se ayudan a conseguir
• Que logramos
• Métricas o elementos que fácilmente van a poder ayudarnos a conocer si evoluciona según lo previsto.
• Tareas. Si fuese necesario, tareas dentro del procedimiento y una descripción básica de lo que se pretende de cada una de ellas.
• Relación con otros procedimientos.
• Personal relacionado con cada una de las tareas y sus responsabilidades.
• Nivel de progreso. Donde definimos el punto inicial y el objetivo a conseguir.

No contar con estos procedimientos en una organización, dejan que la organización funcione con el buen hacer de cada uno de los empleados, que cada uno de ellos realice su trabajo conforme crea en cada momento y ante cada situación.
¿Pero que hacemos si consideramos que el procedimiento esta mal planteado, caduco, no esta optimizado o cualquier otra razón que no permita mejorar o realizar de forma mas satisfactoria para la organización esta tarea?. El procedimiento se modificara siempre que se considere necesario. Se debe realizar un planteamiento, se analiza y si es optimo para los intereses de la organización se puede cambiar.

Este es uno de los mejores motivos por los que el procedimiento debe estar documentado y comunicado a todos los empleados e interesados. El estar documentado facilita la comunicación del procedimiento, facilita que sea conocido y aceptado por todos los empleados. Pero ademas tambien permite que sea mejorado, al ser conocido por todos ellos, conforme trabajen sobre el procedimiento seran capaces de mejorarlo.

Un procedimiento que no se siguen todos sus puntos, indica que no se esta siguiendo, podemos hacer más, pero nunca menos. Si se requieren menos pasos se debe modificar el procedimiento. Si se hacen más pasos, que son necesarios sería recomendable documentarlos para que siempre se realicen esos pasos. Todos los pasos incluidos en el procedimiento, son pasos necesarios para conseguir el objetivo marcado.

 Ahora ya hemos llegado a la explicación de arriba a abajo. Desde el interés de la empresa, definición de objetivos, comunicación de procedimientos y aceptación por los empleados. Ahora seguimos de abajo a arriba.

Los empleados siguen el procedimiento tal cual esta definido. Por lo que estas acciones ayudaran a obtener los valores necesarios de las métricas que hemos establecido y a alcanzar los objetivos que se persiguen. Por lo que todo empleado debe estar capacitado para proponer mejoras al procedimiento, y la empresa debe tener un método de análisis de esas mejoras propuestas.

La empresa nunca debe menos preciar las propuestas de mejora de los empleados, de hecho, seria recomendable que se promocionara la realizacion de mejoras, y una vez estudiadas por los responsables de los procedimientos de la empresa, se comentara con el empleado los pros y contras de su propuesta, el porque se acepta o no se acepta la propuesta, de forma que dicho empleado se sienta animado a seguir realizando propuestas y conozca el camino a seguir. El fin, debemos recordar que es la mejora de los intereses de la organización y eso repercute en todos los aspectos, accionistas, directivos, empleados, colaboradores, clientes y proveedores.

Estos pasos, deben ser seguidos de forma cíclica, provocando que podamos mejorar el nivel de progreso de la organización y las métricas perseguidas. Tras realizar por primera vez las tareas definidas, podemos tomar nota de los valores y tras observar esos valores tomaremos las acciones necesarias para continuar el plan o mejorarlo. Con esto conseguimos que los objetivos del accionariado se consigan y si no se consiguen según lo esperado se modifiquen las tareas para poder conseguirlo.

A modo de ejemplo. Queremos perder peso.

• Decidimos hacer deporte y comer más ligero.
• Cada semana tras realizar el ejercicio programado y la dieta indicada, nos pesamos.
• Comprobamos si hemos perdido peso.
• Si es así, podemos seguir el plan programado. Sino modificamos la dieta o los ejercicios para conseguir la perdida de peso prevista.