En un proyecto de Sistemas de la Información (seguramente también en el resto de proyectos) son varias las características imprescindibles para llegar al objetivo marcado:
- Efectividad, tiene que ver con que la información sea relevante y pertinente a los procesos del negocio, y se proporcione de una manera oportuna, correcta, consistente y utilizable.
- Eficiencia, consiste en que la información sea generada con el óptimo (más productivo y económico) uso de los recursos.
- Confidencialidad, se refiere a la protección de información sensitiva contra revelación no autorizada.
- Integridad, está relacionada con la precisión y completitud de la información, así como con su validez de acuerdo a los valores y expectativas del negocio.
- Disponibilidad, se refiere a que la información esté disponible cuando sea requerida por los procesos del negocio en cualquier momento. También concierne a la protección de los recursos y las capacidades necesarias asociadas.
- Cumplimiento, tiene que ver con acatar aquellas leyes, reglamentos y acuerdos contractuales a los cuales está sujeto el proceso de negocios, es decir, criterios de negocios impuestos externamente, así como políticas internas.
- Confiabilidad, se refiere a proporcionar la información apropiada para que la gerencia administre la entidad y ejerza sus responsabilidades fiduciarias y de gobierno.
Para conseguir alinear nuestras recomendaciones, realizadas sobre las evidencias detectadas durante el proyecto, con dichas características el uso de las buenas practicas es sencillo y recomendado.
En el caso COBIT de ISACA, la alineación de nuestras recomendaciones con los procesos de COBIT, permitirá mejorar estas características y a su vez apoyar nuestro informe con acciones a realizar por los diferentes participantes en el proyecto. Desde el Gobierno de la organización, Gerencia, Proveedores y los diferentes empleados.
Como ejemplo, comento un caso que puede ser bastante común, donde muy brevemente indico alguno de los beneficios del uso de COBIT en los informes de proyecto.
Supongamos el caso de un proyecto de desarrollo de una nueva aplicación para una organización. Ya Al realizar el cambio surgen habitualmente incidencias. Revisando el proceso de COBIT 5 sobre Gestión de Cambios (BAI06), nos encontramos con cuatro sub procesos:
- Evaluar, priorizar y autorizar peticiones de cambio
- Gestionar cambios de emergencia
- Hacer seguimiento e informar de cambios de estado
- Cerrar y documentar los cambios
Al revisar las incidencias que se han producido, comparando con lo que COBIT nos indica que debería realizarse como buena practica, observamos que los cambios realizados no han sido notificados al usuario, por lo que el usuario desconocía como proceder y eso producían las incidencias recibidas. Dentro del BAI06 la practica de gestión BAI06.04 Cerrar y documentar los cambios, nos indica tres actividades importantes a realizar
- Incluir los cambios en la documentación
- Definir periodo apropiado de conservación de la documentación del cambio.
- Someter a la documentación a la misma revisión que el cambio en si mismo.
De esta forma la recomendación podría incluir la creación del proceso de información a los usuarios previo a realizar el cambio, de forma que cuando este se produzca, fecha previamente acordada, conozcan como les afectará y sabrán actuar en consecuencia.
El uso de las mejores practicas, sobre todo de COBIT por su alineación con el Gobierno, en la realización de informes de proyecto, lo considero imprescindible. Donde sobre las evidencias encontradas iremos aportando mejoras basadas en las mejores practicas, que nos ayudaran a dar una percepción a la organización sobre las áreas donde deberían mejorar sus procesos.
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