Esta situación nos ocurre todos los años al menos una vez, en ocasiones dependiendo de nuestra actividad puede ser habitual en el día a día, y debemos de establecer mecanismos para que nos ayuden a facilitar la tarea de leer lo que debemos leer y actuar en consecuencia.
En principio podemos establecer reglas básicas en nuestro correo según el origen o el asunto. Por ejemplo si nuestra dirección viene en el CC en lugar de en el Para, o si la dirección de origen es del estilo publicidad@EMPRESA.COM o incluso si el correo proviene de redes sociales estilo notify@twitter.com. Según estas reglas básicas podríamos hacer una primera criba del correo enviando dichos correos a las carpetas de Seguimiento, publicidad o redes_sociales por ejemplo.
Pero, ¿qué hacemos con esos correos que provienen de direcciones habituales, que suelen contener correos importantes sobre los que debemos tomar una acción casi inmediata?
Aquí nos enfrentamos a varios casos.
- Cuando se requiere una actuación muy urgente o inmediata. Es decir en las próximas dos horas.
- ¿Es un proceso habitual? por ejemplo, todos los lunes. Debería valer un correo informativo (FYI / PTI) y nosotros tener un aviso en la agenda.
- ¿Es un proceso puntual urgente?, el caso anterior no tiene efecto, y podría suceder que el correo tampoco debido a posibles reuniones, viajes, vacaciones o cualquier otra tarea que impida nuestro seguimiento al correo electrónico. Por lo que deberíamos también utilizar llamadas telefónicas.
- Correos que requieren una actuación, pero provienen de cuentas que nos envían tanto información, publicidad como en este caso correos con acciones a tomar
- Para estas cuentas de origen (corporativas), deberían seguir reglas básicas que nos ayuden a no considerarlas SPAM o ponerlas en la carpeta de YA_TE_LEERE_ALGUN_DIA. Por lo que sería importante poner en el asunto como palabra de inicio: "PUBLICIDAD", "FYI", "URGENTE" o "Para hacer" o "2Do". En estos casos si se va a seguir la medida pero en un solo caso cambiamos PUBLICIDAD por URGENTE sin sentido, la cuenta origen seguramente se convierta en cuenta basura.
- Por lo tanto, estas cuentas cuando requieran de nuestra actuación deberían de incluir un "Para hacer" o "2Do" o similar al inicio del asunto del correo electrónico.
- Correos que nos piden tener una reunión o actuación en una fecha concreta. Para estos casos es mucho más sencillo el uso de la agenda y convocar reunión, indicando si somos clave para la reunión, opcionales o interesados en el asunto a tratar y por supuesto en las notas incluir aquellos puntos que se van a tratar y aquellos que debemos de llevar preparados o debemos informar previamente.
- Para, destinatario de la información del correo o persona que debe realizar acciones sobre el asunto indicado.
- CC, destinatario que debe conocer que se ha enviado dicha información, porque nos pregunto sobre el tema haciendo referencia a otra persona o porque simplemente debe conocer todo lo referente a dicho asunto. Cuidado con poner en CC en abierto a todos o muchos de nuestros contactos personales.
- CCO, destinatario al que queremos hacer saber que hemos enviado un correo, pero que la persona a la que se le envía el correo (PARA) no sepa que esa persona lo sabe. Aquí cuidado también con los correos corporativos de incluir en CCO en lugar de en CC. Al final todo se sabe, si pones en copia un compañero o jefe común ponlo en CC y no en CCO.
Siguiendo estas básicas reglas entre todos, al menos a nivel corporativo, se facilita mucho el trabajo del día a día, incluso las urgencias no previstas. A nivel personal, pues también nos hará fácil leer los asuntos importantes o los chistes en el momento correcto.
¿Me dejo algo?, seguro que si, espero tu opinión
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